For nylig henvendte en tidligere kollega sig til mig. Han skulle til at planlægge sit første større B2B-event og spurgte, om jeg ikke havde en tjek-liste, han kunne få lov at støtte sig til. At planlægge et godt event kræver nemlig en hel del forarbejde, så står du også over for at skulle planlægge et event for første gang eller skulle debutere som eventansvarlig, er her mine bedste råd til, hvordan du planlægger og forbereder. Listen kan både bruges til planlægning af netværksevents eller større konferencer. Så without further ado: 18 trin til det gode B2B-event.

1. Få et budget af din leder.

2. Find ud af, hvad eventuelle interne stakeholdere mener er et must/har af målsætninger for eventet. Er det din opgave at opstille disse, er det nu, du skal gøre det.

3. Fastlæg temaet, hvis der skal være et, og tænk det ind i den oplevelse, deltagerne skal have fra invitation/markedsføring, tilmelding, bekræftelse, eventstedets indretning til, hvad der evt. skal følge efter eventet. Skal det rumme en social fortælling, er det også nu du skal begynde at snappe billeder af planlægningsprocessen.

4. Skal der bookes oplægsholdere, underholdning eller andet, så gør det nu. Lav først en wishlist og så en plan b/c, så du hurtigt kan rykke videre, hvis plan A ikke kan lade sig gøre.

5. Skal eventet holdes eksternt, så vælg et venue med konferencepakker (lokale, AV- mand/tekniker, forplejning) – det tager meget arbejde af dine skuldre, når du ikke skal tænke på, om der nu er servietter ved kagebordet eller om projektoren virker. Tal med dem om temaet tidligt, hvis de skal være involveret i at bringe det til live.

6. Ideelt set tager det 12 uger at markedsføre et event. Trykket skal være konstant. Husk, at hvis der inviteres via en mailliste, så er det kun den sædvanlige andel af modtagerne, der åbner mailen. De skal derfor rammes flere steder fra og mailen kan med fordel udsendes flere gange (minimum med en uge imellem, hvis den sendes til alle. Hvis man kan sortere dem fra, der har tilmeldt sig og/eller åbnet mailen, kan det gøres hyppigere).

Er du for sent ude til 12 ugers markedsføring, kan du nå et stykke på kortere tid. Især hvis deltagerne er nogle, der kender din virksomhed i forvejen. Jeg kan ikke anbefale under 6 ugers markedsføring dog.

Afhængig af størrelse og type på eventet, så følg mailen op med digital annoncering (evt. via retargeting – spørg nede i marketing) eller ved at ringe ud til nøglepersoner og invitér dem mundtligt. Eller hav det som en del af konceptet at udsende en fysisk invitation (det kan i sidste ende være en billigere og mere effektiv måde at markedsføre sit event på, fordi det kan personaliseres på en anden måde, og fordi man så sjældent modtager sjove ting i den fysiske post. Vær dog opmærksom på din målgruppe og på, om de overhovedet må modtage fysisk post).

Det er i øvrigt både nyttigt og værdsat, hvis deltagerne ved tilmeldingsbekræfyelsen får en vedhæftet .ics-fil (kalenderfil), der både indeholder eventets navn, adressen, hvor det finder sted, samt dagens program eller link hertil nede i beskrivelsen. Det er sjældent set, men helt utroligt god service, for deltagerne har brug for hurtigt at kunne genopfriske, hvad de har meldt sig til, når dagen nærmer sig. Er der afmeldingsregler, så læg dem også ind i kalenderfilen.

7. Få en praktisk gris på eventet, hvis det er muligt og få aftalt udsmykning (tegn gerne scenen eller event-spacet, så der ikke opstår misforståelser) og evt. øvrige indkøb. Skal der laves roll-ups, bannere, merchandise eller andet, så få det bestilt nu. 

8. Er der PR-potentiale i eventet, så involver kommunikation nu. Fortæl dem om planen, tidslinjen etc., så de kan udarbejde vinkel, medieplan og lægge det ind i deres projektplan.

9. Bekræft alle leverandøraftaler i tiden op til.

10. Hyr en fotograf – hvis der er budget til det, så både til video og still. Lav en aftale med dem om, at de skal aflevere det redigerede materiale inden for 24 timer, for aktualitet er nøglen i at kunne bruge materialet efterfølgende.

11. Lav en plan for opfølgning på eventet: Skal der deles noget på sociale medier undervejs? Hvem gør det? Er der nøgleøjeblikke? Sørg for at få planlagt det. 

12. Lav en drejebog for selve eventet (og evt. dagen før), så alle involverede ved, hvem der har ansvar for hvad. Få den praktiske gris til at indkøbe oplægsholdergaver. Få bestilt navneskilte, hvis der skal være det. Book en ungarbejder/student til at pakke dem, konferencefoldere og/eller andet, som deltagerne skal have udleveret ved ankomst. Deltagere bliver glade for meningsfyldt indhold i en konferencepose – til gengæld gider de ikke reklame-flyers, så drop dem. Små vandflasker vil til gengæld blive højt værdsat.

Udpeg velkomstkomité. Brief dem på tema, dagens formål og den oplevelse, I gerne vil give deltagerne. Har du ikke allerede gjort det, så sørg for at få lagt alle oplægsholdernes/underholdningens telefonnumre i din telefonbog. Du får sikkert brug for det på dagen.

13. Dagen inden: Skriv til gæsterne, at I glæder jeg til at se dem. Hjælp dem med det praktiske som adresse, parkeringsmuligheder, offentligt transport etc. i selve mailen. Og link til dagens program, så de får endnu en mulighed for at orientere sig.

14. På dagen: Hvis du er vært, så sørg for at samle teamet tidligt. Gennemgå drejebogen og sørg for, at din telefon er opladet. Smil, klap, ros dem for deres gode arbejde i planlægningen og det, de kommer til at levere på selve dagen. Din rolle skal være så frigjort som overhovedet muligt – du får som projektleder nemlig alle hovsa-opgaverne, I har glemt.

15. Vær klar til at tage imod, når evt. oplægsholdere/underholdningen ankommer. Sørg for, at der er vand, forplejning, garderobe og en siddeplads til dem. Skal de have mikrofon på, så fortæl dem hvad tid de skal ned til teknikeren og hjælp dem med at huske det, hvis dagen er hektisk. Det er kikset, hvis en oplægsholder ikke er klar, når det er showtime.

16. Nyd dit event, tal med gæsterne, sørg for at SoMe kører, hvis det skal det. Tal med gæsterne, oplægsholderne og underholdningen. Vær til stede.

17. Opfølgning: Send en “tak for din deltagelse” til gæsterne, evt. med link til evaluering. Få delt sammenklip af video fra eventet, hvis det er med i planen. Følg op på PR/kommunikation, hvis der var sådan noget.

18. Glæd dig til at det bliver meget lettere at overskue næste gang 🙂

Har jeg glemt noget? Så del gerne i kommentarerne, så listen bliver så hjælpsom som mulig.